Organización por persona y tipo

Cada documento se puede asociar a:

• Una o varias personas de la familia (ver Añadir personas) — así FamiliDoc sabe de quién es un informe médico o un carné concreto, y puede responder preguntas como "¿cuándo caduca el DNI de Joel?" sin ambigüedad.
• Un tipo de documento, entre las categorías habituales de la documentación familiar.

Estas dos etiquetas son las que usa FamiliDoc para filtrar y priorizar la búsqueda cuando le preguntas por algo concreto, además de para organizar visualmente el listado de documentos y la ficha de cada persona. Puedes cambiarlas en cualquier momento después de subir un documento, no hace falta acertar al subirlo.

Los 8 tipos de documento

El tipo no es solo una etiqueta decorativa: FamiliDoc lo usa para prestar más atención a lo relevante de cada categoría al avisarte de cosas importantes (ver Panel "Cosas que deberías saber") y al generar la explicación en lenguaje sencillo de un documento. Por ejemplo, en un documento médico presta especial atención al diagnóstico y al tratamiento; en uno escolar, a las calificaciones y a las fechas de reuniones.

El tipo también decide cómo avisa de una caducidad

No todos los tipos de documento tratan igual una fecha de caducidad, porque no todos representan el mismo tipo de urgencia:

• Identidad y Discapacidad son los más urgentes: FamiliDoc los muestra en el panel de inicio hasta 90 días antes de vencer y los avisa por email y notificación push a los 90, los 30 y los 7 días — renovar un DNI o un certificado de discapacidad suele llevar semanas o meses y una cita previa escasa, así que conviene el mayor margen posible.
• Médico avisa a los 30 y los 7 días — recetas o tarjeta sanitaria tienen un horizonte más corto y accionable.
• Legal avisa a los 60, los 30 y los 7 días.
• Escolar, Financiero y Administrativo casi nunca representan una caducidad real (una nota escolar con fecha, una factura ya pagada, un trámite ya resuelto), así que no generan email ni notificación push — siguen apareciendo como un aviso de baja prioridad en el panel de inicio, pero sin interrumpirte por correo.
• Otro, y cualquier documento sin tipo asignado todavía, se comporta igual que Identidad: 90/30/7 días, con aviso por email y push, para no dejar de avisar por el simple hecho de no estar clasificado.

Por eso conviene corregir el tipo cuanto antes si FamiliDoc se equivoca: una factura marcada por error como "Identidad" generaría avisos de caducidad que no tienen sentido, y un certificado de discapacidad marcado como "Financiero" dejaría de avisarte por email cuando de verdad importa. Ver Avisos automáticos por email y Panel "Cosas que deberías saber" para el resto del detalle de estos avisos.

Además, en el DNI y en el certificado de discapacidad, el tipo decide si la fecha de caducidad que FamiliDoc detecta se guarda automáticamente como dato clave de la persona — ver Datos detectados y Datos clave. Por eso conviene corregir el tipo cuanto antes si FamiliDoc se equivoca: un certificado de discapacidad marcado como "Médico" no generará el aviso de caducidad de la persona hasta que corrijas el tipo.

Cómo se asigna el tipo al subir un documento

En cuanto subes un documento (ver Subir documentos), FamiliDoc intenta adivinar su tipo automáticamente a partir de su contenido, sin que tengas que elegirlo tú. No hace falta esperar a que termine de decidirse para seguir usando el documento: si acierta, no tienes que hacer nada más.

Junto al tipo verás una pequeña etiqueta que indica cómo de segura está esa asignación:

• "Sin clasificar" — todavía no se ha podido determinar un tipo.
• "Automático" — FamiliDoc lo ha asignado por su cuenta; puede estar equivocado.
• "Confirmado" — tú (o alguien de tu familia) lo habéis revisado y dado por bueno, a mano o con el botón "Confirmar tipo".

Cómo corregir el tipo

Desde la ficha de un documento, la pestaña "Detalles" tiene un desplegable "Tipo de documento" con las 8 categorías: elige la correcta y pulsa "Guardar". Si el tipo asignado automáticamente ya es correcto y solo quieres dejar constancia de que lo has revisado, pulsa "Confirmar tipo" en su lugar, sin necesidad de volver a elegirlo del desplegable.

También puedes cambiar el tipo de varios documentos a la vez desde el listado de documentos — ver Acciones en lote.

Asociar varias personas a un mismo documento

Un documento puede pertenecer a más de una persona a la vez — por ejemplo, un libro de familia o una factura del seguro médico que cubre a Lucía y a Martina. Desde la ficha del documento, el campo "Personas asociadas" te deja añadir o quitar personas de la lista con un buscador, y pulsar "Guardar" para confirmar el cambio.

Si todavía no tienes creada ninguna persona en tu familia, FamiliDoc te lo indica y te enlaza directamente a crear la primera — ver Añadir personas.

Cómo de segura está la asociación de personas

Igual que con el tipo de documento, junto al listado de personas de la ficha verás una etiqueta que indica cómo de segura está esa asociación:

• "Automático" — FamiliDoc la ha detectado por coincidencia de nombre entre el texto del documento y las personas ya registradas en tu familia; puede haberse equivocado o haberse dejado a alguien fuera.
• "Confirmado" — tú (o alguien de tu familia) lo habéis revisado y dado por bueno, a mano o con el botón "Confirmar personas detectadas".

Guardar un cambio en el listado de personas —desde la propia ficha o desde la acción en lote "Asignar a una persona"— marca automáticamente la asociación como confirmada, sin que tengas que pulsar nada más aparte de "Guardar". Y si prefieres dejar constancia de que la detección automática ya era correcta sin cambiar nada, pulsa "Confirmar personas detectadas" en la propia ficha o en lote sobre varios documentos a la vez.